3 de fev de 2014

Gestão Documental para racionalidade e transparência administrativa

Por Eliana Rezende

Uma grande dúvida que surge para todos é o que é afinal Gestão Documental e como esta se relaciona com transparência e racionalidade administrativa?


Como é uma área abrangente, considero importante esclarecer a mesma, a forma que é vista e em qual perspectiva atuo.

Duas Coisas Importantes Em Relação A Gestão Documental Em Áreas Privadas E Públicas:

  1. Gestão Documental não pode ser confundida com ECM/GED – esta é apenas uma ferramenta dentro de todo o universo que representa a Gestão Documental. É um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não-estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não-estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilhas, etc. O GED engloba tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras. ECM (Enterprise Content Management) são as estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.
  2. Gestão Documental envolve a elaboração de normas e procedimentos que permitam a guarda de documentos em seus diferentes suportes (papel, micrográfico, digital) de acordo com seus prazos estabelecidos pela legislação vigente. Compreendida por todas as etapas e procedimentos técnicos que envolvem desde a elaboração, trâmite, guarda ou eliminação de documentos até as rotinas que visem sua preservação e conservação com o objetivo de fornecer as informações que estes possuam tanto como elemento de prova, como para a produção de conhecimento, inovação, e o fortalecimento de Identidades calcadas em Memórias Sociais, Culturais ou Institucionais. Neste último caso aí sim temos o que se chama Preservação de Patrimônio Documental ou para outros Institucional (numa acepção mais ampla). Daí que a Gestão Documental é essencial no planejamento de qualquer empresa, porte e ramo de atividade para não manter documentos sem necessidade, por prazos inferiores ou superiores às suas necessidades, além de trazer contribuição para maior racionalidade de recursos humanos, tecnológicos e financeiros e maior transparência administrativa em setores públicos e/ou privados.

Amparada pela legislação Federal, a Gestão Documental é definida no texto da Lei  Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 - 
 "Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente".
Como forma de mostrar sua importância nas instituições e com especial atenção nos setores públicos, deixo esta apresentação. Nela procuro mostrar sua importância, objetivos e alcance.


A Gestão Documental sob minha ótica e de vários outros profissionais atuantes é sistêmica e um meio eficaz para exercitar a interdisciplinaridade, já que a comunicação entre diferentes áreas é fundamental numa perspectiva desta monta. 

As discussões entre Gestão Documental e utilização de ferramentas tecnológicas, bem como estratégias híbridas com vistas à preservação e conservação documental seguem em outros posts, que você pode conferir aqui e aqui.   

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9 comentários:

  1. Interessante perspectiva. Vale uma reflexão a respeito.

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  2. Ol@ CNEC...
    Que bom que gostou! E espero que tire ainda mais proveito dos posts que virão como aprofundamento desse.
    Te espero voltando e comentando sempre que der, ok?
    Quero esse espaço cheio de boas conversas.
    À propósito, já se inscreveu para seguir o Blog?
    Assim vc não perde as postagens e me alivia da divulgação, rs,rs,rs, rs,
    Abs

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  3. Cara Eliana,desenvolvi pesquisda sobre formação de leitores há alguns anos, e ainda encontro dificuldades para publicá-la em livro e artigos de divulgação,mas a tradução das pexepriências de leitura,há época tratada como original pela banca e por uma instituição estrangeira - que apoiou em parte a investigação - era uma tradução que versava sobre o aspecto instrumental e o estético nos modos de ler e subliminarmente, de tratar a informação e adquirir o conhecimento.O mito de Don juan foi a representação,por inúmeros aspectos que agora não cabe expor, pela adequação do espaço do debate.Na linha da ideia de consumo,e colecionador de quantidade, sem critérios mais apurados,seguiam as "experiências donjuanescas de leitura" e que podiam também caracterizar o "buscador" em certa medida,na rede de usuários da INTERNET.Portanto, essa dualidade que é própria da modernaidade,vai se complexificando com a "chegada " da pós-modernidade.O estudo evoluiu para outros achados e mitos,entretanto,o consumo numa ponta e a produção em série, a que estamos todos submetidos,vem exatamente,obstaculizando a propagação de tal pesquisa e consequente frente de atividades originárias dela.Isto conta quase dez anos,mas o cosnumo de "novidades" parece também contribuir para que sejamos de alguma maneira sempre mais consumidores também de informações.Isto tem a ver com uma "nova" forma de capitalismo.
    Saudações.

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  4. Elina, tudo bem? Vc conhece o trabalho do Arquivo Nacional nesse sentido e mais especificamente do grupo de documentos eletrônicos?
    Um abraço,
    Georges Lacombe

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    1. Olá Geroges...
      Conheço sim, e imagino que vc se refira à Camara Técnica para documentos digitais. Tenho vários amigos ali.
      Mas veja, o trabalho do Arquivo Nacional nesse sentido é uma faceta dentre as possibilidades que sito nesses post.
      A Gestão Documental, como citei acima é muito mais ampla do que isso e envolve muito mais ações. Nesse trabalho documentos eletrônicos são um dos suportes com os quais lidamos e dos quais nos ocupamos para garantir sua permanência. Mas há toda gama de documentos em outros suportes.
      Continuarei a falar disso em outros posts. Acompanhe...
      Abs

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  5. Respostas
    1. Ol@ Andreia...
      Muito obrigada!
      Estou preparando mais um post que será complementar a esse. Fique de olho!
      Abs

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  6. Eliana,
    Poderia me indicar algum curso sobre Gestão documental e de forma mais operatória como organizar acervo histórico?
    Madalena

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    1. Oi Madalena,
      Estava revisando os posts sobre este tema e encontrei seu comentário. A Profª Eliana está ministrando um Mini-Curso sobre Gestão de Documentação que talvez lhe interesse. Veja este endereço: http://eliana-rezende.com.br/contato.php.

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