Quem precisa de Arquivo? - Post Scriptum

 

Por: Eliana Rezende Bethancourt  

❦ Post Scriptum (2026)  

Voltei a este texto alguns anos depois de escrevê-lo e, como tantas vezes acontece quando revisitamos nossas próprias palavras, encontrei nele permanências, mas também formulações que hoje escreveria de outra maneira.

A pergunta que lhe deu título continua válida: quem precisa de arquivo? Minha resposta, porém, já não seria exatamente a mesma.

Continuo afirmando que arquivos servem às sociedades. Servem à administração, à prova, ao exercício de direitos, à pesquisa, à compreensão das trajetórias institucionais e sociais. Continuo recusando com a mesma veemência a expressão “arquivo morto”. Um arquivo não morre porque seus documentos deixaram de cumprir a finalidade administrativa imediata que lhes deu origem. Outros usos, outras perguntas e outras temporalidades podem alcançá-los.

Também continuo pensando que ausências importam. Um conjunto documental incompleto, uma série interrompida, documentos eliminados, silêncios e lacunas podem dizer muito — desde que não confundamos ausência com evidência automática. Arquivos não interpretam. Somos nós que, diante deles, formulamos perguntas, estabelecemos relações, investigamos contextos e construímos interpretações.

É justamente aí que hoje faria algumas distinções que este texto ainda não fazia com suficiente rigor.

Documentos não são memória. Arquivos tampouco são seus “representantes”. Podem participar dos processos pelos quais indivíduos, instituições e sociedades constroem, disputam e reelaboram suas memórias, mas memória e arquivo pertencem a ordens diferentes. Da mesma maneira, documentos não “geram conhecimento”. Registram informações produzidas em determinados contextos e preservam vestígios de ações, relações, decisões e experiências. Conhecimento exige trabalho intelectual: investigação, método, interpretação, crítica, comparação, experiência e elaboração.

Essa distinção tornou-se ainda mais importante num tempo em que acumulamos documentos e informações numa escala inimaginável quando os primeiros arquivos foram constituídos — e, paradoxalmente, parecemos cada vez mais convencidos de que armazenar equivale a preservar, que localizar equivale a compreender e que processar informação equivale a produzir conhecimento.

Em 2021 eu já chamava atenção para o equívoco de acreditar que ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos resolveriam aquilo que pertence à Gestão Documental. Cinco anos depois, as ferramentas mudaram. Falamos em nuvem, automação, modelos de linguagem, agentes e Inteligência Artificial. A questão de fundo, entretanto, permanece: nenhuma tecnologia decide por uma instituição o que deve ser produzido, classificado, relacionado, preservado ou eliminado; tampouco restitui automaticamente o contexto perdido por práticas documentais frágeis.

Talvez, por isso, hoje eu acrescentasse outra dimensão à pergunta original.

Arquivos não dizem respeito somente àquilo que uma sociedade ou instituição deseja conservar sobre si. Dizem respeito também àquilo pelo qual ela poderá ser interrogada. Decisões administrativas, políticas públicas, relações de trabalho, pesquisas, contratos, projetos, intervenções nos territórios, escolhas técnicas e inúmeras outras ações deixam registros. Preservá-los adequadamente significa conservar condições para que decisões possam ser compreendidas, direitos comprovados, responsabilidades identificadas e histórias investigadas.

É nesse ponto que arquivo e Responsabilidade Histórica se aproximam.

Não porque todo documento deva permanecer para sempre, nem porque tudo aquilo que uma instituição produz se torne patrimônio ou História. Justamente o contrário: gerir documentos exige critérios, avaliação, temporalidades, destinação e método. Mas aquilo que uma sociedade decide documentar, aquilo que elimina e aquilo que preserva estabelece condições materiais para o que poderá ser conhecido, comprovado e interrogado no futuro.

Relendo este texto, percebo então que talvez a pergunta “Quem precisa de arquivo?” tenha se tornado pequena demais.

Em 2026, eu a formularia de outra maneira:

Que sociedade pode prescindir das condições que lhe permitem provar direitos, compreender decisões, investigar seu passado e responder historicamente por aquilo que fez?

Não conheço nenhuma. 

Abaixo o texto original: 

Uma pergunta que chega parecer sem sentido. Afinal, quem precisa de arquivos? Para quê servem? 

Talvez devêssemos começar este artigo esclarecendo porque de sua importância. 

Para facilitar, poderíamos dizer a quem servem e porque.

Em primeiríssimo lugar: os arquivos servem às sociedades: presentes, passadas e futuras. 

Desde sua origem os arquivos são para uso social. Afinal, é através do acúmulo de seus registros que sabemos de onde viemos, como vivemos e para onde fomos.

Os registros guardados em arquivos cumprem funções probatórias e administrativas enquanto são utilizados, e transformam-se em verdadeiros detentores das memórias institucionais e históricas das pessoas, organizações e sociedades que os produziram.

Guardam o que se chama patrimônio das civilizações. Foi assim com sumérios, egípcios, gregos, romanos, e é assim até hoje. 

Dito de outra forma, para arquivos, NÃO EXISTE ‘ARQUIVO MORTO’!

O arquivo NUNCA pára de fornecer informações, e em vários casos, até mesmo sua ausência ou fragmentação revela detalhes fundamentais. Saber ler até nas ausências é uma virtude dos que sobre eles se debruçam.  

Sempre serão objeto de guarda, consulta e prova, e poderão servir à indivíduos, bem com às sociedades e civilizações inteiras.

Portadores de imensa capacidade de gerar conhecimento, são vozes do passado que se revelam ao bom questionador. Estabelecem pontes com o futuro por meio de suas notas pretéritas assentadas em um presente próximo ou distante.
Por isso, dizemos que os arquivos são fontes de pesquisa que se prestam à inúmeras áreas de conhecimento além, claro, da própria administração. São representantes da memória individual, tanto quanto da memória coletiva e administrativa de povos e nações, quando pensado de forma mais ampla, e de forma mais restrita representam organizações e instituições, que atuam em determinado ramo ou fração da sociedade.

Por seu caráter de prova os documentos de arquivo estão no rol de Direitos Humanos e do acesso à informação, já que quanto maior o acesso à informação, maiores serão as possibilidades de exercício da cidadania por meio de escolhas adequadas. 

Apesar disso, e de toda a sua importância, os arquivos são muito maltratados: descuidados, abandonados, relegados à inúmeras mostras de desrespeito como incêndios, vandalismos, roubos, enchentes, poeira, sujeira… ou mesmo confundidos com material de descarte ou almoxarifado. Mesmo em nossos dias é comum vermos arquivos e seus profissionais existirem em locais longe dos olhos: em subsolos, embaixo de escadas, em armazéns de despejo, quartos escuros, insalubres, caixas de papelão, estantes tortas, enferrujadas e sob ataques de roedores e insetos. Tudo ocorrendo com a anuência e ‘vista grossa’ de supostos gestores, que procuram manter a máxima de que “longe dos olhos, longe do coração”. Ou seja, se mantiver tudo bem escondido não há problema algum.   

Diante disso, é fundamental compreender que a responsabilidade de guarda arquivística é tarefa fundamental para TODA e QUALQUER instituição, já que existe legislação vigente para como, quando e como tais documentos necessitam ser guardados e as formas em que se deve dar acesso aos mesmos.

Falo isso, pois muitos acreditam que documentos digitais estão em melhores condições de guarda. Em verdade, isso é um ledo engano. Não é por não vermos o acúmulo de lixo digital que temos, que significa que estamos obedecendo corretamente critérios técnicos para esta área tão importante dentro de qualquer instituição. 

Os documentos de arquivo não são compostos apenas de papeis ou atos administrativos. Há uma gama imensa de outros suportes: como fotografias, portais, sites, audiovisuais que necessitam de especificações técnicas adequadas para guarda e acesso, e infelizmente o que temos em muitas instituições são um saco de gatos contendo de tudo. Mas, ao necessitar de UM DOCUMENTO, ninguém o consegue localizar. 

É fundamental que as instituições, sejam elas públicas, privadas ou mistas entendam definitivamente que informação boa é a que se consegue encontrar, e que NÃO SÃO ferramentas de GED que farão isso! Todo um trabalho que deve preceder a aquisição de ferramentas deve ser feito ANTES. 

A importância de um trabalho preliminar para a guarda documental é fundamental se o objetivo for dar acesso à informação contida nos diferentes documentos que compõe um arquivo. Além disso, estabelecer prazos para sua guarda, mesmo antes de os criar é uma forma eficiente de trazer racionalidade e transparência às ações administrativas, minimizando gastos desnecessários com guardas que excedam o tempo estabelecido em legislação vigente. Guardar mal e equivocadamente representa custos extras com mão-de-obra, tecnologia e outros recursos, espaço físico e digital para armazenamento. 

Resumindo: Gestão Documental começa muito antes de você produzir um documento, e portanto, não se encerra quando o coloca numa pasta, caixa ou o digitaliza. 

Aprender isso é a diferença entre fazer o que é correto e não se arrepender depois.  

Como a ER Consultoria pode ajudá-lo?
Na ER Consultoria possuímos metodologia própria para utilizar as informações contidas nos documentos em diferentes tipos de acervos e/ou arquivos para Projetos de Memória Institucional com vistas ao fortalecimento de Identidade e Cultura Organizacional em empresas de diferentes segmentos e suas áreas de atuação. Além de ofereceremos metodologias e técnicas adequadas para a Preservação e Conservação de Acervos e seus suportes físicos ou digitais.

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* Post escrito em comemoração ao Dia do Arquivista, comemorado todos os anos em 20 de Outubro

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