O desafio das Soluções na Era da Informação
Por: Eliana Rezende Bethancourt
É muito interessante a relação que estabelecemos com texto, ideias e fundamentações no decorrer do tempo
Quando escrevi este texto, em 2016, a Inteligência Artificial ainda não fazia parte do nosso cotidiano. As conversas giravam em torno de softwares, ferramentas tecnológicas e sistemas de informação. Ainda assim, a inquietação que deu origem a estas reflexões continua exatamente a mesma.
Afinal, o que diferencia uma ferramenta de uma solução?
Relendo estas páginas dez anos depois, percebo que muitos exemplos pertencem ao seu tempo, mas a questão central permanece surpreendentemente atual. Talvez até mais urgente. Nunca se falou tanto em soluções prontas, plataformas inteligentes ou tecnologias capazes de resolver problemas complexos. E, no entanto, continuo convencida de que nenhuma ferramenta — por mais sofisticada que seja — substitui método, compreensão do contexto e a construção paciente de soluções adequadas a cada realidade.
Optei por preservar este texto como registro daquele momento. Não porque eu o escreveria da mesma maneira hoje, mas porque ele marca uma etapa importante da construção das ideias e da metodologia que orientam meu trabalho até hoje.
Em breve, este tema ganhará uma nova versão, escrita a partir dos desafios trazidos pela Inteligência Artificial e pelas profundas transformações ocorridas na gestão da informação ao longo da última década.
Até lá, compartilho estas reflexões como registro de uma etapa importante da construção do pensamento e da metodologia que continuam orientando meu trabalho.
O desafio das Soluções na Era da Informação
Por: Eliana Rezende
É usual abrirmos sites e portais e vermos que as ofertas mais comuns são de soluções. Palavra que de tão utilizada parece esvaziar-se de seu sentido real.
A primeira pergunta que nos deve ocorrer é: mas afinal, o que significa oferecer uma Solução? No que ela se diferencia de uma Ferramenta? E como elas se relacionam com Tecnologia e Gestão de Informação?
A grande questão em geral, quer para clientes e muitas vezes para vários profissionais, é não saber ou perceber o que diferencia Solução de Ferramenta. Fala-se de ambas como se fossem sinônimas ou equivalentes uma da outra. Por isso, creio que o melhor a fazer é esclarecer cada uma delas e de que forma elas aparecem no contexto do trabalho que desenvolvo na área de Gestão da Informação.
Se nos reportarmos ao dicionário Ferramenta significa:
“(…) Qualquer instrumento que se use para a realização de um trabalho (…)”
Ao mesmo tempo, Solução é definida como:
“(…) Do latim solutĭo, tem duas grandes acepções. Por um lado, trata-se da ação e do efeito de resolver uma dificuldade ou uma dúvida. Por outro, a ação e o efeito de dissolver.
No primeiro caso, a solução supõe a satisfação de uma preocupação ou a razão com que se desbloqueia um problema.
Solucionar algo consiste, portanto, em resolver o mesmo ou dá-lo por concluído.
A Solução seria então, aquilo que termina ou encerra um assunto ou uma situação = conclusão, desfecho, desenlace, termo (…)”
Se no dicionário encontramos esta diferença tão bem marcada, como ela fica quando tais Soluções são pensadas por profissionais da Informação?
Sumariamente, diria que a Ferramenta é sempre pensada para ser simples, barata e de aplicação pontual e restrita. Depende só de você fazê-la funcionar.
Serve a uma determinada função e praticamente se encerra em si mesma. Por sua simplicidade e facilidade de aplicação tende a ser barata e tem resultados rápidos e bem mais limitados. Não adianta dourar a pílula: ferramenta tem valor restrito exatamente por possuir alcance igualmente restrito.
Isso em si não é um defeito, ou problema.
A ferramenta nasce da demanda pontual e busca atender esta, no menor tempo possível e com os melhores resultados possíveis, dentro deste universo.
A Solução por sua vez, possui um alcance muito maior, e tem como principal característica trazer uma nova concepção ou forma de realizar um trabalho ou processo. Sua complexidade está em ter que ser muito mais inter e transdisciplinar, movimentando áreas diversas. As Soluções acontecem no tempo e a partir de muito estudo, análise e customização entre demandas, necessidades e possibilidades. É enfim, uma nova maneira de fazer ou gerenciar fluxos de trabalho.
Em geral, a Solução depende de muitos e em alguns casos, como nos trabalhos que desenvolvo, requerem uma mudança de cultura organizacional.
Nos dois casos, tanto para Ferramentas como para Soluções, a Tecnologia poderá estar presente. Mas ela não será determinante ou exclusiva num ou noutro caso.
Um exemplo que gosto de citar é um dos resultados do trabalho que desenvolvi de implantação de Gestão Documental junto ao Município de Curitiba em 32 Secretarias de Governo. Se acompanhar no gráfico abaixo verá que o atendimento ao usuário que levava inicialmente 40 dias para ser feito, ao final de apenas dois anos de trabalho passou a ser desenvolvido em apenas 3 minutos a partir da demanda inicial. O que significa dizer que no mesmo período de tempo inicial (40 dias), poderiam ser atendidos 19.200 cidadãos (a 3 minutos cada).
Houve o desenvolvimento de uma ferramenta tecnológica que auxiliasse isso, mas por si só ela não traria todos os benefícios de redução de prazos e localização dos documentos. Foi necessário todo um novo conjunto de práticas e ações que foram incorporadas às rotinas dos servidores para que este resultado pudesse ser obtido em tempo tão curto. Um Buy-in e Empoderamento dos colaboradores do novo processo. A soma de todas estas variáveis constituiu a SOLUÇÃO para este caso específico.
Daí a minha afirmação de que Ferramentas e Tecnologias sozinhas nada fazem se não houver por trás um trabalho de elaboração de uma Solução! E mais: não há Soluções que sejam únicas ou definitivas! Cada cliente, e cada demanda, necessitará de estudo e soluções diversas. Portanto, deduz-se que não existem receitas prontas!
Cada caso é um caso.
Por isso, que em muitos casos Ferramentas transformam-se, paradoxalmente em fonte de problemas e dificuldades de várias ordens. Isso porque são pensadas em atacado. Como se todos os clientes tivessem o mesmo problema e portanto, a ferramenta serviria a todos.
Diante de todo o exposto, cada vez mais foi ficando claro para mim que a ER Consultoria trabalharia para oferecer Soluções aos clientes, mas não aquelas vendidas e consumidas como mágica. Seriam Soluções que, de fato, pudessem fazer com que os clientes tivessem atendidas suas demandas em relação ao trato da informação e todas suas conexões possíveis, de acordo com uma metodologia que desenvolvi.
Tal metodologia própria de trabalho procura integrar Gestão de Informação e Memória Institucional com vistas à produção de Conhecimento e Inovação.
Uma perspectiva multidisciplinar e holística, que prima pelo trato da informação em todas as suas dimensões: produção, armazenamento, circulação, disponibilização e preservação, com vistas ao fortalecimento da Identidade Institucional.
O fim último de todo o trabalho interdisciplinar é a produção de Conhecimento e Inovação para as organizações.
Assim, tais Soluções estariam assentadas em um tripé fundamental: Consultoria, Assessoria Técnica e Capacitação com vistas à produção de Conhecimento e Inovação.
De que forma isso se daria?
Sinteticamente diria que este tripé é composto por Consultoria, que analisa e propõe soluções, Assessoria Técnica que além de analisar, acompanha a implementação das soluções propostas, e a Capacitação que cria condições para governança e replicação de conhecimentos internos, pós assessorias.
Cada Solução é sempre desafiadora, pois é única e precisa ser pensada em um universo multidisciplinar segundo o perfil de cada cliente e suas demandas. Necessariamente precisa ser assim, já que a Informação é o recurso mais abundante e caro em todas as instituições, pois sem utilização adequada perde-se como um excedente. Estranhamente é a chamada ‘Era da Informação’ que mais tem produzido e perdido seus recursos com espetacular velocidade.
Uma sangria que as organizações simplesmente não podem dar-se ao luxo de possuir.
A área de concentração da ER Consultoria que é a Gestão de Informação e Memória Institucional é técnica e bastante especializada, muitas vezes desconhecida pelos próprios clientes que detêm acervos e necessidades. Em muitos casos, nos chegam sem ter claro o que de fato necessitam. Na maior parte das vezes buscam alternativas para apenas um problema específico final e não enxergam a complexidade por trás de sua solicitação, ou mesmo as possibilidades e potencialidades que seu projeto tem.
Casos podem ser citados a partir de meu portfólio de trabalho, que os convido a conhecer. Observe que as modalidades de Projetos desenvolvidos foram assentados exatamente no tripé Assessoria Técnica, Consultoria e Capacitações. E mais: a maior concentração nestes cases está justamente na Assessoria Técnica – com uma forte atuação da ER Consultoria em todos os processos.
Veja nosso Portfólio de Cases e o que nossos clientes tem a dizer.
O que é certo e objetivo último de todo este trabalho é garantir que as Soluções da ER Consultoria possam capacitar/emancipar funcionários e empresas a seguir aplicando todo o conjunto de praticas e técnicas adquiridos no decurso de execução de seus projetos por meio do tripé acima descrito.
*
Texto publicado orinalmente no Portal ER Consultoria | Gestão de Informação e Memória Institucional no link
**
Siga-nos:
No LinkedIn
Comentários
Postar um comentário